En? Zijn de doelstellingen gehaald?

Bij het opstellen van een sourcing overeenkomst staan de te verwachten kosten en opbrengsten centraal. De aannames in de business case krijgen dan volledige aandacht. Maar, hoe zit dat een paar jaar later?

Zijn de doelstellingen gehaald? Klopten de aannames?

Achteraf is er vaak weinig animo om de werkelijke uitkomsten nog eens naast de business case te leggen. Dat is geen onwil, maar eerder een blijk van realisme. In de praktijk zijn veel van de randvoorwaarden immers schuivende panelen en, zeker als er geknipt en geplakt wordt in de organisatie, is het moeilijk om een paar jaar later nog een eerlijke vergelijking te maken.

Sommige organisaties lukt het echter wel om een eerlijke evaluatie te maken. Het geheim zit in de actieve bewaking gedurende het gehele traject. Alleen met actieve bewaking is het mogelijk om een sourcing deal achteraf op zijn merites te beoordelen.

In de praktijk betekent dit dat de business case minimaal één keer per jaar, als onderdeel van de budgetrondes, moet worden bijgewerkt. Ook reorganisaties vereisen een update waarbij de klanten en leveranciers in de business case vertaald worden naar de nieuwe situatie.

Voor een eerlijke evaluatie achteraf moet een business case gedurende de looptijd "in leven worden gehouden". Dat is ook essentieel om de doelstellingen weer scherp krijgen samen met de financiële afdeling, de klanten, interne leveranciers en externe leveranciers.

De contract einddatum is niet het moment om te beginnen met een evaluatie. De business case is dan allang overleden.

Wim Vrijmoeth & Walter van der Laan