Eindelijk duidelijkheid

De recessie heeft aangetoond dat de it-industrie volwassen is geworden. Voorheen rechtvaardigden it-projecten zichzelf. Nu moet de cio optimale resultaten boeken tegen zo laag mogelijke kosten én de juiste prioriteiten stellen, meent Bart Schouw, manager business development bij Progress Software.

CIO’s staan voor de uitdaging om het optimale te halen uit it-projecten tegen zo laag mogelijke kosten en zo min mogelijk risico’s. Dat is soms een lastig vraagstuk omdat de keuzes strategisch van aard zijn en daardoor minder eenvoudig te verantwoorden dan operationele it-projecten zoals ontwikkeling en onderhoud van het e-mailsysteem. En belangrijker nog: beslissers moeten hard werken om projecten intern te verantwoorden. Een enorme opgave.

IT is voor veel organisaties een essentiële basis geworden. Dat zie je goed aan het toegenomen belang van internet. Het is niet langer alleen maar een handig communicatiemiddel, het is een basis voor de business geworden. Zodra IT in dit geval wegvalt, is er geen business meer. De verantwoordelijkheid van it-beslissers is hiermee erg groot geworden. Daar komt bovenop dat budgetten aanzienlijk zijn geslonken waardoor een investering in IT minder vanzelfsprekend is dan vroeger. Een it-project moet nu direct geld opleveren of kosten besparen. IT-beslissers staan hiermee voor de enorme opgave om keuzes volledig te verantwoorden en hierdoor hebben zij er een belangrijke taak bij gekregen. Optimaal inzicht in IT en de bijbehorende processen is noodzakelijk geworden om belangrijke strategische stappen te kunnen rechtvaardigen.

Hierbij zijn verschillende elementen belangrijk. Allereerst moet voor de eindgebruiker duidelijk zijn welke voordelen it-investeringen bieden. Projecten moeten eenvoudig te verantwoorden zijn en hoe kan dit beter dan wanneer de eindgebruiker direct resultaat ziet en gebruik kan maken van de voordelen van IT. Daarnaast is het belangrijk dat it-projecten al in korte tijd geld opleveren. Een jaar of langer is simpelweg te lang. Vooral binnen de overheid zijn voorbeelden van projecten te noemen die jaren hebben geduurd en uiteindelijk niet hebben opgeleverd waarvoor ze aanvankelijk werden gestart. Dit is tegenwoordig onacceptabel. Het is voor een organisatie al lastig om maanden vooruit te kijken in de markt, laat staan een jaar. Zo min mogelijk kosten en optimale resultaten in een zo kort mogelijke tijd, dat is het doel.

Waar operationele activiteiten de business slechts ondersteunen, zorgen strategische keuzes – bijvoorbeeld op het gebied van infrastructuur – voor een essentiële rol binnen de business. Voor onder andere bankiers kan de invulling van IT het verschil zijn tussen succes en falen. Het beschikken over real-time informatie is essentieel om goed werk te leveren en de juiste keuzes te kunnen maken. Traditionele it-systemen bieden dergelijke informatie niet of beperkt. Vaak is de informatie er wel, maar zit deze verstopt in afzonderlijke systemen die moeilijk toegankelijk zijn. Ideaal gezien zou een volledig nieuwe infrastructuur uitkomst bieden. Dit is echter te ingewikkeld.

De risico’s zouden hierdoor te groot worden waardoor de kans aanwezig is dat de investering zichzelf niet terugbetaalt. Maar wat doen organisaties dan om de concurrentie voor te blijven? Er is een oplossing nodig die inzicht biedt in de bestaande systemen, en de transacties hiertussen, zodat zichtbaar wordt waar verbeteringen te vinden zijn. Verder moet de informatie uit de verschillende systemen centraal worden ondergebracht. Dit biedt eindgebruikers volledig en in real-time toegang tot de informatie die zij nodig hebben. Zij kunnen vervolgens direct handelen op basis van betrouwbare informatie. Met dit soort aantoonbare voordelen voor de eindgebruiker is het mogelijk om ook strategische projecten te verantwoorden en te realiseren.

CIO’s zullen tegenwoordig meer moeite moeten doen om hun werk te verantwoorden binnen de organisatie. Door op een slimme manier gebruik te maken van bestaande systemen en door processen inzichtelijk te maken voor eindgebruikers laat de it-manager zijn toegevoegde waarde zien. Wat dat betreft heeft de crisis it-managers een stuk volwassenheid bijgebracht.