Direct kosten besparen of wachten op rendement?

Na een periode van economische rampspoed komt er onvermijdelijk weer een periode van bloei. Sta je dan vooraan?

Het is crisis. Sterker nog, er zijn ook steeds meer mensen die zo goed weten dat het crisis is, dat ze het woord niet meer kunnen horen. Groei slaat om in krimp, de werkeloosheid stijgt en financieel gaat het steeds slechter met ons. Zeker bij het zien van de beelden van wat ooit het trotse Detroit was, wordt duidelijk wat voor effect deze crisis heeft op het maatschappelijke leven. Nu weten we dat de economie in een golf beweegt. Na een periode van economische voorspoed komt onvermijdelijk een periode van tegenspoed en omgekeerd. Een schrale troost als je in het dal zit.
Wat betekent deze golfbeweging nu voor bedrijven? Volgens Gartner heeft iedere organisatie vaste strategische doelstellingen: groei, efficiëntie en kostenbesparing. De prioriteit hiervan verschuift, afhankelijk van het economische klimaat. Bij een goed economisch klimaat ligt de primaire focus op groei en de secundaire focus op efficiëntie. Als het minder goed gaat, ligt deze focus vooral op kostenbesparing en daarna op efficiëntie. Dat betekent dat organisaties ‘gespekt’ worden als het economisch goed gaat. Extra personeel moet groei mogelijk maken, efficiëntie en kostenbesparing zijn dan minder belangrijk. Personeelskosten kunnen snel omlaag door een aannamestop, bevriezing van salarissen en in het ergste geval ontslagen. Dat zien we nu dus ook gebeuren.
Een andere oplossing is het stopzetten van lopende of het uitstellen van nieuwe projecten. Dat zien we veel in de ict-hoek. Voor dit soort investeringen wordt er van uit gegaan dat deze na een bepaalde periode gaan renderen, dus geld gaan opleveren. Allemaal bekend natuurlijk, maar dit werkt alleen als het economisch klimaat goed is. Alleen dan kunnen we het ons permitteren te wachten op dat rendement.
Gelukkig bestaat er een alternatieve benadering die veel beter past bij deze tijd, namelijk CONI: Cost Of Not Implementing. In plaats te wachten op rendement, wordt binnen CONI een afweging gemaakt tussen investering en directe kostenbesparing. Oftewel: wat gaat het kosten als we dit project niet uitvoeren, dat wil zeggen: welke besparingen lopen we dan op de korte termijn mis? Zo kan in geval van hoge structurele kosten in de bedrijfsvoering, het uitvoeren van een specifiek project vaak al heel snel besparingen opleveren, denk aan procesoptimalisatie of procesondersteuning. Geen CFO zal hier bezwaar tegen hebben! In een bar economisch klimaat staat bij CONI de snelheid waarmee bespaard kan worden natuurlijk voorop. Anders wordt het toch weer wachten op rendement.
Maar hoe kun je dit soort projecten nou efficiënt in kaart te brengen en er vervolgens de juiste prioriteit aan geven? Waar zijn op korte termijn kostenbesparingen mogelijk. Welnu, er zijn toolkits beschikbaar voor het inventariseren van de mogelijke knelpunten in de informatie-infrastructuur.
Daarnaast is er ook nog een heel andere reden om toch in projecten te blijven investeren. Er komt een moment dat het beter gaat en daar moet een organisatie klaar voor zijn. Investeer dus nu (kleinschalig) om programma’s op te stellen en projecten te definiëren en leg de resultaten van deze inventarisatie klaar. Want niets is zo frustrerend als een concurrent die tijdig voorbereidingen heeft getroffen en daardoor straks kan meeliften op het economisch herstel, terwijl de eigen organisatie nog helemaal moet beginnen!

Door: Niels de Groot, business consultant Macaw